¿Cómo se vincula la planificación con los resultados?

Tomamos decisiones diariamente a cada momento. De igual modo, dentro de las empresas la dirección necesita definir de manera constante qué pasos dar para alcanzar sus objetivos. Durante el periodo de gestión de cualquier proyecto, siempre existirán desviaciones entre lo planeado y lo real. Aunque existan posturas a favor y en contra de percibir a la toma de decisiones empresariales como un arte y por otra parte un método científico, lo cierto es que conocer sobre herramientas de apoyo al empresario, facilitará dicha tarea diaria y ello repercutirá en mejorar la probabilidad de acertar al momento de decidir, permitiendo el logro de lo planeado.
Lejos de un trabajo ordenado, enfocado y lineal, el trabajo diario de los gerentes eficientes implicaba un manejo de las situaciones caóticas, imprevisibles y desordenadas, donde no resulta sencillo distinguir lo trivial de lo esencial. En realidad, el trabajo de un gerente implica adoptar diferentes roles en diferentes situaciones, para aportar cierto grado de orden al caos que reina por naturaleza en las organizaciones humanas.

Henry Mintzberg
Imagina a un empresario discutiendo con su equipo de confianza cómo mejorar la productividad de su negocio. Las reuniones que tienen como cometido definir una estrategia y con ello, explícita o no, una misión y visión empresarial, traen consigo la importancia de definir el equilibrio entre continuidad y cambio. La dinámica del medio ambiente empresarial, las influencias que generan los grupos de interés dentro y fuera de la organización, genera desviaciones entre lo planeado y lo real.
El aumento de la inflación, el ingreso de nuevos competidores, la disminución del nivel de ventas, entre otras dificultades generan una presión por conseguir resultados. A partir de aquí, la importancia de tomar decisiones que permitan alcanzar resultados, con la información con la que se cuente sobre las diferentes alternativas y los criterios que lleven a argumentar que una es la más indicada.
A partir de aquí es cuando se empieza a bosquejar soluciones que lleven a consensuar la necesidad de aumentar las ventas y realizar recortes en el presupuesto para bajar costos, a modo de ejemplo. Sin embargo, téngase en cuenta que para alcanzar esos resultados existe una serie de hitos previos a cumplir, actividades a ejecutar en un determinado momento y con recursos específicos con los que se cuenta. Con una serie de restricciones que condicionan lo que es posible hacer, es que efectivamente luego se termina llevando adelante una estrategia. No tener una estrategia traerá consigo una postura reactiva frente a lo que sucede y ello, conllevará en consecuencias. Aunque no haya un plan escrito, no decidir es una opción que facilitará que otros decidan por usted.
El objetivo del presente artículo es dar a conocer al lector una perspectiva de análisis que permita arrojar puntos de vista sobre cómo vincular de manera efectiva los procesos de planificación estratégica con los resultados que la misma genera. De forma más específica, realizaremos una descripción sobre el método científico para la toma de decisiones tomando como referencia, un problema a solucionar.
Sobre el método científico de toma de decisiones
Bajo un contexto de incertidumbre y el riesgo como un elemento innato a la actividad empresarial, la toma de decisiones debe realizarse con información limitada en la mayoría de los casos. Las decisiones de incertidumbre y certidumbre dependerán de la probabilidad de ocurrencia –el riesgo- y el nivel de acceso a información con que se cuente.
Sin embargo, el empresario no contará siempre con la flexibilidad y el margen como para poder acceder a la información que necesite para contar con alternativas ciertas y adecuadas a las posibilidades reales con las que cuente.
Al momento de presentarse un problema a resolver, hecho que dificulta el logro de los objetivos y genera desviaciones es que surgen dos elementos que se vinculan: la definición del problema y la decisión que se toma a partir de su reconocimiento respectivo. De igual modo que los médicos parten de un primer diagnóstico para trabajar en soluciones por medio de un tratamiento de salud, el empresario debe priorizar un adecuado análisis y entendimiento de las causas y origen de los problemas. Ello facilitará que no se trabaje en torno a problemas superficiales y que las soluciones que se generen sean cambios cosméticos sobre síntomas y no sobre la raíz.
Una vez que se tiene definido el problema, gran parte de la solución del proceso de toma de decisiones está resuelto. Para ello, existen muchas técnicas de abordaje y búsqueda de soluciones. Sobre este punto en particular, los procesos de asistencia técnica se basan en herramientas como Los 5 ¿Por qué?, la cual consiste en la realización de preguntas iterativas, teniendo como fin encontrar las relaciones de causa y efecto de problemas particulares dentro de las organizaciones.
Un ejemplo de ello se describe a continuación:
1. Problema: Las problemas han bajado respecto al año anterior.
2. ¿Por qué?: Porque los empleados no “tienen la camiseta puesta”.
3. ¿Por qué?: Porque los vendedores tienen dificultades para vender los productos.
4. ¿Por qué?: Porque no están capacitados en cómo vender de manera específica
5. una nueva línea de productos.
6. ¿Por qué?: Porque no se los ha capacitado ni está previsto hacerlo.
7. ¿Por qué?: Porque no existe una planificación de ventas.
A partir del ejemplo anterior, es posible ir desde lo sintomático a la causa. Trabajar en generar soluciones en torno a efectos y no causas llevará al empresario a no apagar incendios y generar soluciones no para el corto plazo. Para ello, se aconseja seguir una secuencia que permita predefinir y definir el problema. En segunda instancia definir criterios que favorezcan tener claro la decisión óptima de acuerdo a las restricciones con las que se cuenta.
La comparación de las diferentes alternativas, puede traducirse en un cuadro comparativo en donde se suman los diferentes pesos relativos de las alternativas y de esa manera, es posible evaluar de manera gráfica por qué optar por un camino y no por otro.
Una vez definidas las alternativas y criterios, ponderados cada uno en función de lo que se prioriza, será necesario asignar responsables, indicadores y una vez que se genere una decisión sobre qué hacer, darle seguimiento. Sin un control de lo planificado, cualquier proceso de planeación pierde su efectividad. A su vez, tomar decisiones sin un plan detrás, carecerá de lo más importante al momento de definir una estrategia: ¿Cuál es la meta?
A partir de la respuesta sobre cuál es el objetivo, se hace más fácil saber qué forma y que no parte de la misión de la empresa. Tomar decisiones favoreciendo ir dando pasos hacia el logro de la visión ayudará a la dirección en la labor de mejorar la productividad y saber cómo solucionar los problemas de gestión que diariamente surjan. Sobre éste punto en particular, tener la suficiente flexibilidad para no incurrir en miopías en la gestión y dar lugar a nuevas estrategias.
La creación y definición de estrategias, estará condicionada por los cambios en las reglas de juego y de los jugadores que integren el mercado. Seguir ciegamente sin rever la estrategia, podrá llevar a ejecutar con mucha eficiencia y eficacia un plan que poco favorezca el logro de resultados. Para ello, es aconsejable traducir lo planeado en indicadores y al momento de tomar decisiones, de forma periódica actualizar la misión: ¿Qué estamos haciendo hoy para cumplir nuestros objetivos en el largo plazo?
Planeando resultados:
¿Arte, ciencia o técnica? Aunque el método científico de toma de decisiones permite de manera racional alcanzar una solución óptima, que tenga en cuenta los criterios que la dirección de la empresa espera, en la práctica, cambiante y caótica, no necesariamente es posible que el empresario encuentre con ésta herramienta una “campana técnica” que se termine convirtiendo en un elemento más a tener en cuenta. No existen recetas mágicas y métodos estandarizados que por más que prevean, de manera integral diferentes variables, no necesariamente puedan aplicarse a las organizaciones.
La respuesta a si la planeación de resultados, la dirección es acaso un arte, una ciencia o una técnica termina convirtiéndose en un poco de todo. Sin lugar a dudas, la experiencia y la práctica del empresario para tomar decisiones contribuirá a que pueda aprenderse y sea fácil decidir con poca información y en entornos que no permiten analizar con detenimiento sino decidir de manera ágil, bajo presión y en entornos cambiantes. La distancia entre lo que se planea y los resultados que se alcanzan, estará condicionado por la capacidad de saber adaptarse.
Muchas críticas se han realizado a las herramientas de planificación estratégica, fundamentalmente debido a la inexistencia de un vínculo real entre lo que efectivamente se planea y lo que ocurre luego. Las externalidades de trabajar en torno a un proceso de planificación que no permite a la dirección visualizar claramente qué resultados se persigue, de igual modo que dificulte decidir cuándo priorizar algo y no otro, derivará en un efecto negativo por dos razones: pérdida de expectativas del equipo que participa en el mismo y con ello una baja en el nivel de motivación. Esto a su vez, dificultará la credibilidad posterior de la dirección para gestionar cambios. Seguramente, el principal desafío sea tener continuidad en las decisiones que permitan discriminar entre lo urgente y lo importante, decidiendo y no descuidando las metas que movilizan a la dirección y a su equipo.
En ese sentido, debe tomarse al método justamente por lo que es, una herramienta objetiva que en contraste con las visiones subjetivas del empresario, lo ayuden a tomar decisiones de manera efectiva, sin descuidar lo importante: la obtención de resultados. Resultados que puedan traducirse en el logro de la visión.
Lic. Nicolás Remedi Rumi